Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku | Rynek pracy

Dowiedz się jak przebiega kontrola

Czwartek, 19 marca 2015 (10:51)

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy europejskich. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu (zobacz obowiązki po zakończeniu projektu).

Szczegółowe zasady dotyczące kontroli są  wykazane Wytycznych w zakresie kontroli w ramach Programu Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020. Aktualnie dokument ten jest na stronie urzędu w zakładce: EFS 2014-2020 (PO WER) - Dowiedz się więcej - Zapoznaj się z prawem i dokumentami - Dokumenty programowe 2014-2020

Rodzaje kontroli projektu

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym. Dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowanymi tj. czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które można finansować w danym programie.

Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany.

Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. Sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. Taka kontrola prowadzona jest na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Można dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jesteś wtedy proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.

Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu.

Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje;

Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.

W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie, kontrolę prowadzi się u lidera projektu, który powinien zapewnić kontrolującym dostęp do całości dokumentacji projektowej. 

Jednostka kontrolująca może również zadecydować o przeprowadzeniu czynności kontrolnych u partnera, w szczególności jeśli istnieje wątpliwość co do prawidłowości jego działań w projekcie.

 

Termin kontroli

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany pisemnie, z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem. Kontrole dotyczące projektów są ujęte w rocznych planach kontroli na dany rok obrachunkowy.

Kontrola doraźna przeprowadzana jest natomiast bez uprzedniego poinformowania lub jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.

Zakres kontroli

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym
i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:

1.   Dokumenty finansowe

  • oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów;
  • dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW;
  • obowiązująca w Twojej firmie/instytucji polityka rachunkowości;
  • wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald.

 

Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

2.    Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim:

  • ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy
  • umowy o pracę
  • certyfikaty środowiskowe

 

3.    Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności. Najczęściej weryfikacji podlega:

  • sposób szacowania wartości zamówienia
  • upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu
  • potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców
  • uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty
  • raport z udzielonego zamówienia
  • treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą

 

4.   Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów. Mogą to być na przykład:

  • umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie
  • umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia
  • umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie
  • uzyskane certyfikaty

 

5.    Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej

Korzystając ze środków z dotacji przyjmujesz na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy, przez okres wskazany w umowie dotacji.

6.    Działania informacyjno-promocyjne, między innymi:

  • oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu
  • oznakowanie dofinansowanych środków trwałych
  • oznakowanie miejsca realizacji projektu.

 

7.   Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie.

Po kontroli

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli nie masz żadnych uwag, podpisujesz dokument. Jeżeli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.

Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.