Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku | Rynek pracy

Poznaj proces podpisywnia umowy

Czwartek, 19 marca 2015 (10:44)

 

Informacja o wybraniu projektu do dofinansowania

Po zakończeniu oceny złożonego w trakcie naboru wniosku, instytucja udzielająca dotacji (dofinansowania na projekt) publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę (Zobacz listę wybranych projektów).

Samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze potwierdzeniem uzyskania dotacji. Dodatkowo wpływ, na to jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, ma również wysokość dostępnych środków w danym konkursie. Może zdarzyć się taki przypadek, że nie wystarczy ich dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Wówczas, jeśli jest to możliwe, Instytucja podejmuje decyzję o wyborze do dofinansowania najwyżej sklasyfikowanych przedsięwzięć, bądź też o zwiększeniu puli środków.

Instytucja sporządza oficjalne pismo potwierdzające przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie należy zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym trzeba dopełnić formalności.

Po otrzymaniu przez Instytucję wszystkich dokumentów wymaganych do sporządzenia umowy o dofinansowanie, a także innych dokumentów wymagających uzupełnienia, o których mowa w piśmie potwierdzającym przyznanie wsparcia, rozpoczyna się  procedura podpisywania umowy.

Jeżeli projekt będzie realizowany w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy z reguły jest taka sama dla wszystkich wnioskodawców. W zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz, lista może się nieznacznie różnić.

Szczegółowy wykaz wymaganych od złączników znajduje się w dokumentacji konkursu zw. Regulaminem konkursu, (Zobacz ogłoszenia o naborach wniosków do dofinansowania projektów) w którym ubiegasz się o przyznanie środków unijnych. Ich lista jest przedstawiona wraz z pismem potwierdzającym przyznanie wsparcia na realizację projektu.

Przykładowo realizatorzy projektów, zobowiązani są dostarczyć:

  1. dokumenty rejestrowe firmy (wtym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON),
  2. informacje dotyczące uzyskanej pomocy publicznej, 
  3. dokumenty potwierdzające posiadanie środków na sfinansowanie wkładu własnego do projektu,
  4. dane o rachunku bankowym, na który ma być przelewane dofinansowanie.
  5. potwierdzenie gotowości do złożenia wskazanej we wniosku aplikacyjnym formy zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy (dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).
  6. aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),
  7. dokumenty środowiskowe, potwierdzające, że realizowany projekt nie będzie negatywnie wpływał na środowisko naturalne,
  8. oświadczenia (np. o statusie mikro, małego lub średniego przedsiębiorstwa; dysponowaniu nieruchomością na potrzeby realizacji projektu; kwalifikowalności podatku VAT, itp.), 
  9. informacje dotyczącą wszystkich realizowanych projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, Funduszu Spójności lub innych funduszy i programów Unii Europejskiej, a także krajowych środków publicznych –w okresie realizacji przedmiotowego projektu,
  10. inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu, albo wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie

Formy zabezpieczenia

Warunkiem przekazania dofinansowania przyznanego na realizację projektu, wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. Potwierdzający je dokument stanowi jeden z obligatoryjnych załączników do umowy. Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie  jednostek sektora finansów publicznych. Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, jednak przy projektach o wyższych kwotach dofinansowania może być wymagana inna forma, np. cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy. Dozwolone rodzaje zabezpieczeń są przedstawione w umowie o dofinansowanie projektu.

Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia na realizację projektu.

Uwaga: Brak złożenia w Instytucji prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia stanowi przesłankę rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu bez wypowiedzenia.

Główne postanowienia umowy

Umowa o dofinansowanie opisuje Twoje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. W jej treści określone są:

  • strony umowy;
  • wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie;
  • podstawowe informacje dotyczące zasad realizacji, rozliczania oraz kontroli projektu oraz wskazanie obowiązujących wytycznych, które zawierają szczegółowe zasady;
  • obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
  • zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
  • wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
  • zobowiązanie do realizacji projektu z należytą starannością, do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
  • wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego, a także zgodnie z obowiązującymi wytycznymi.

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak przedstawiłeś to we wniosku o dofinansowanie, który został wybrany do dofinansowania. Jest on jednym z załączników do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany we wniosku będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.

Zasada jest prosta: spełniasz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają, wówczas otrzymasz zagwarantowane środki.

Natomiast, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie zatrudniłeś tyle osób, ile zadeklarowałeś), część dotacji może być odebrana.

Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji, należy niezwłocznie o tym poinformować instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.

Zobacz wzór umowy o dofinansowanie projektu.