Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku | Rynek pracy

Rozliczaj projekt

Czwartek, 19 marca 2015 (10:45)



Wypłata dotacji

Dotacja może być wypłacana jednorazowo lub w częściach. Można ją otrzymać w formie refundacji już poniesionych wydatków albo w postaci zaliczki (czyli przed dokonaniem wydatków).

Najpierw ponoszone są wydatki ze środków własnych, a po wykonaniu i opłaceniu wszystkich działań w projekcie występuje się o ich częściową tzw. refundację.

Refundacja polega na tym, że najpierw ponoszone są wydatki ze środków własnych a następnie na podstawie złożonego wniosku o płatność w systemie SL 2014, wypłacane zostają środki zgodnie z umową o dofinansowanie.

Istnieje możliwość korzystania z zaliczek na poczet planowanych wydatków. Można o nie strać się zaraz po podpisaniu umowy o dofinansowanie.

Po wykorzystaniu przekazanych środków przedstawia się w określonym terminie do instytucji obsługującej projekt wniosek o płatność rozliczający otrzymaną zaliczkę. Szczegółowe zasady korzystania z zaliczek mogą się różnić, w zależności od rodzaju realizowanego projektu i określa je każdorazowo umowa o dofinansowanie.

Występując o zaliczkę, jej wysokość wyliczasz na podstawie kosztów, jakie planujesz ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku/sprawozdania. Oczywiście trzeba wziąć pod uwagę wskazane limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.

Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, abyś zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.

Rozliczenie końcowe

Po zakończeniu projektu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie obowiązkiem jest  złożenie wniosku o płatność końcową. Na tym etapie następuje ostateczne rozliczenie projektu po przeprowadzeniu kontroli w miejscu realizacji. Podczas kontroli końcowej weryfikowane jest, czy wszystkie działania zostały rzeczywiście zrealizowane, a koszty prawidłowo poniesione. Błędy lub braki mogą skutkować zmniejszeniem, a w skrajnych przypadkach cofnięciem dofinansowania.

Dokumentacja w projekcie

Bardzo ważne jest, aby podczas realizacji projektu zbierać wszelkie związane z nim dokumenty. Trzeba je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie środków trwałych, czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim dokumenty księgowe i potwierdzenia zapłaty, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli do projektu byli zatrudniani pracownicy – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – należy dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się z zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa. Wynagrodzenia wypłacane z dofinansowania należy również udokumentować poprzez przedstawienie odpowiednich dokumentów.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana wyodrębniona ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.

Dokumentacja finansowa w projekcie może podlegać kontrolom. Zazwyczaj odbywa się to już podczas weryfikacji wniosków o płatność ( zasady rozliczania wymagają dołączenia kopii  dokumentów), a czasem dopiero podczas kontroli na miejscu realizacji projektu czy siedzibie beneficjenta. Dokumenty związane z projektem trzeba każdorazowo udostępnić osobom kontrolującym – zarówno z instytucji związanych z Funduszami Europejskimi, jak i np. z kontroli skarbowej.

Pełna dokumentacja powinna być przechowywana w Twojej siedzibie (poza wyjątkowymi sytuacjami, kiedy trzeba ją zdeponować w archiwum), zarówno przez cały czas realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja

Przez cały okres realizacji projektu powinno się regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła wsparcia. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie. 

Sprawozdania z realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, należy uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się że projekt realizowany jest niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.

Monitorowanie uczestników projektów

W ramach sprawozdawczości z realizacji projektu, masz również obowiązek monitorowania uczestników projektu i wsparcia im udzielanego. 

Uczestnikiem projektu jest osoba fizyczna lub podmiot bezpośrednio korzystający ze wsparcia jakie realizuje projektu finansowany z Funduszy Europejskich. Wykazywani się tylko uczestnicy, czyli  wyłącznie te osoby i podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać od nich dane potwierdzające realizację wskaźników (w przypadku osób fizycznych oraz wsparcia pracowników instytucji dotyczące co najmniej płci, statusu na rynku pracy, wieku, wykształcenia, sytuacji gospodarstwa domowego) i dla których planowane jest poniesienie określonego wydatku. 

Zakres danych uzyskiwanych od podmiotów obejmuje informacje podstawowe (nazwa instytucji, NIP, typ instytucji), dane teleadresowe oraz szczegóły wsparcia (w tym jego rodzaj).

Gromadzone w systemie dane uczestników stanowią podstawę do obliczania wskaźników produktu oraz rezultatu, określonych również we wniosku o dofinansowanie.

Dane osób uczestniczących w projekcie zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie. Taką osobę należy poinformować o obowiązku przekazania danych potrzebnych do wyliczenia wskaźników rezultatu (np. status na rynku pracy, udział w kształceniu lub szkoleniu) do 4 tygodni od zakończenia udziału w projekcie oraz możliwości przyszłego udziału w badaniu ewaluacyjnym.

 

SL2014 - Centralny system teleinformatyczny

Dane uczestników wszystkich projektów są rejestrowane w centralnym systemie teleinformatycznym SL2014.

System ten stworzono w celu monitorowania efektów projektów realizowanych w ramach Europejskiego Funduszy Społecznego poprzez przetwarzanie danych osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem tego funduszu. Informacje dotyczące wszystkich uczestników, którzy przystąpili do projektu od początku jego realizacji do ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, są przekazywane łącznie z wnioskiem beneficjenta o płatność. Instytucja oceniająca wniosek o płatność weryfikuje prawidłowość danych dotyczących uczestników projektów.

Szczegółowe informacje dotyczące SL2014 można znaleźć:

  • w Wytycznych w zakresie gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020

    w których można poznać reguły wykorzystania centralnego systemu teleinformatycznego na potrzeby zarządzania finansowego, monitorowania, kontroli, audytu i ewaluacji.

  • w Podręczniku Beneficjenta SL 2014

    który przedstawia podstawowe cele aplikacji wsparcia bieżącego procesu zarządzania, monitorowania i oceny programów oraz umożliwienie beneficjentom rozliczania projektów.

System umożliwia m.in. gromadzenie i przesyłanie danych dotyczących:

  • wniosków o płatność
  • korespondencji
  • harmonogramów finansowych
  • monitorowania uczestników projektów
  • zamówień publicznych
  • osób zatrudnionych do realizacji projektów.

SL2014 zapewnia również komunikację między beneficjentem a instytucją udzielającą wsparcia.

UWAGA: Zawarta umowa o dofinansowanie danego projektu zobowiązuje każdego beneficjenta, do wykorzystania przy rozliczeniu właśnie tę aplikację SL2014.

Powyższe dokumenty można pobrać z zakładki:

EFS 2014-2020 (PO WER) - Dowiedz się więcej - Zapoznaj się z prawem i dokumentami - Dokumenty programowe 2014-2020

 

Zobacz  informacje o Systemie Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA) służącym do zgłaszania wniosków o dofinansowanie projektów Programu Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) na lata 2014-2020.